Uso de Microsoft Purview eDiscovery para la investigación de datos

Uso de Microsoft Purview eDiscovery para la investigación de datos

08/05/2025

Este artículo técnico y educativo tiene como objetivo guiar a los analistas de seguridad, administradores de TI e ingenieros de sistemas en el uso de Microsoft Purview eDiscovery para realizar investigaciones de datos de manera efectiva y compatible. La capacidad de identificar, recopilar, revisar y preservar información relevante para litigios, investigaciones internas o solicitudes regulatorias es fundamental. Microsoft Purview eDiscovery ofrece un conjunto de soluciones que simplifican este complejo proceso y al mismo tiempo garantizan la integridad de los datos y la cadena de custodia [1].

Introducción

eDiscovery se refiere al proceso de identificar, recopilar, procesar, revisar y producir información almacenada electrónicamente (ESI) en respuesta a una solicitud legal o de investigación. Microsoft Purview eDiscovery es una solución integrada que permite a las organizaciones administrar todo el flujo de trabajo de eDiscovery dentro del ecosistema de Microsoft 365, desde la investigación inicial hasta la revisión y exportación de datos finales [2].

Esta guía práctica cubrirá los conceptos de diferentes soluciones de eDiscovery, como la creación y gestión de casos, la realización de búsquedas de contenido, la revisión de datos, la exportación de resultados y la configuración de permisos.

¿Por qué es crucial Microsoft Purview eDiscovery?

  • Cumplimiento normativo y legal: ayuda a cumplir con los requisitos legales y normativos.
  • Identificación precisa de datos: le permite buscar e identificar información relevante en múltiples fuentes de Microsoft 365.
  • Preservación de datos: Facilita la colocación de retenciones legales sobre los datos.
  • Reducción de costos y tiempo: Automatiza muchos aspectos del proceso de eDiscovery.

Requisitos previos

  1. Licencia de Microsoft 365: una suscripción que incluye funciones de eDiscovery (por ejemplo, Microsoft 365 E3 para Estándar, E5 para Premium) [3].
  2. Acceso administrativo: una cuenta con los permisos adecuados en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview (por ejemplo, "Administrador de eDiscovery").

Paso a paso: configuración y uso de Microsoft Purview eDiscovery

1. Comprensión de las soluciones de exhibición de documentos electrónicos

  • Búsqueda de contenido: Herramienta básica para buscar buzones de correo, sitios de SharePoint, OneDrive y Teams. No incluye gestión de casos ni retenciones legales [4].
  • eDiscovery (Estándar): Agrega administración de casos, retenciones legales, exportación de resultados y asignación de permisos a los miembros del caso [5].
  • eDiscovery (Premium): La solución más avanzada, con procesamiento de datos, análisis de texto, detección de duplicados, análisis de temas y revisión de documentos [6].

2. Asignación de permisos de eDiscovery

  1. En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview (https://compliance.microsoft.com), vaya a Permisos.
  2. En "Funciones de Microsoft Purview", haga clic en Funciones.
  3. Busque el grupo de funciones "Administrador de eDiscovery" y agregue los usuarios o grupos que necesitarán acceso a los recursos.

3. Creación de un caso de exhibición de documentos electrónicos (estándar)

Un caso es un contenedor lógico para toda la información relacionada con una investigación.

  1. En el portal de cumplimiento, seleccione eDiscovery > eDiscovery (estándar).
  2. Haga clic en + Crear un caso.
  3. Asigne al caso un Nombre y una Descripción y haga clic en Guardar.

4. Creación de una retención legal

Una retención legal preserva el contenido para que no se pueda eliminar ni modificar.

  1. Dentro de su caso de eDiscovery, seleccione Retenidos.
  2. Haga clic en + Crear política de retención.
  3. Proporcione un Nombre y una Descripción.
  4. En Ubicaciones, seleccione fuentes de datos (buzones de correo, sitios, OneDrive, Teams) y agregue usuarios/grupos específicos.
  5. (Opcional) Agregue Condiciones para refinar el contenido que se va a conservar.
  6. Revise y Cree esta política.

5. Realización de investigaciones de contenido

Utilice la herramienta de búsqueda de contenido para encontrar información relevante.

  1. Dentro de su caso de eDiscovery, seleccione Búsquedas.
  2. Haga clic en + Nueva búsqueda.
  3. Proporcione un Nombre y una Descripción.
  4. En Ubicaciones, seleccione las fuentes de datos que desea buscar.
  5. En Condiciones, defina sus criterios de búsqueda utilizando palabras clave, fechas, remitentes/destinatarios, tipos de archivos, etc. Puede utilizar la sintaxis KQL (lenguaje de consulta de palabras clave)..
    • Ejemplo KQL: (ProyectoX OR "información confidencial") AND (fecha>=2024-01-01 AND fecha<=2024-12-31) AND (de:"[email protected]")
  6. Haga clic en Guardar y ejecutar.
  7. Una vez completada la búsqueda, podrá ver las estadísticas y los resultados de la búsqueda.

6. Exportación de resultados de búsqueda

Después de la búsqueda, puede exportar los resultados para revisarlos.

  1. En la página Búsquedas de su caso, seleccione la búsqueda completada.
  2. Haga clic en Acciones > Exportar resultados.
  3. Elija opciones de exportación (por ejemplo, incluir elementos que no se puedan buscar, exportar a un archivo PST, etc.).
  4. Haga clic en Exportar.
  5. Para descargar los resultados, vaya a eDiscovery (Estándar) > Exportaciones y use la eDiscovery Export Tool para descargar los archivos.

7. eDiscovery (Premium): descripción general

Para investigaciones complejas, eDiscovery Premium ofrece:

  • Procesamiento de datos: Normalización, eliminación de duplicados, detección de correos electrónicos encadenados.
  • Análisis avanzado: Análisis de texto, detección de temas, categorización de documentos.
  • Revisión de documentos: Herramientas para que los revisores marquen, anoten y clasifiquen documentos.
  • Exportación avanzada: opciones de exportación más granulares y personalizables.

Mejores prácticas y consejos de seguridad

  • Planificación: Antes de comenzar cualquier investigación, planifique cuidadosamente el alcance, las fuentes de datos y los criterios de búsqueda.
  • Permisos mínimos: Otorgue solo los permisos necesarios para las funciones de eDiscovery.
  • Retenciones legales: aplique retenciones legales lo antes posible para garantizar la preservación de los datos.
  • Documentación: Mantenga un registro detallado de todas las acciones tomadas durante el proceso de eDiscovery para garantizar la cadena de custodia.
  • Capacitación: Capacite a su equipo sobre el uso correcto de las herramientas de eDiscovery y las políticas de la organización.
  • Monitoreo: Supervise los registros de auditoría de Purview para detectar actividades relacionadas con eDiscovery.

Conclusión

Microsoft Purview eDiscovery es una herramienta poderosa y esencial para cualquier organización que necesite administrar investigaciones de datos de manera efectiva y compatible. Al aprovechar sus capacidades, desde la búsqueda de contenido básico hasta el análisis avanzado de Premium, las empresas pueden identificar, preservar, revisar y producir información relevante de manera eficiente, reduciendo los riesgos legales y operativos. La implementación de un proceso de eDiscovery bien definido, respaldado por las capacidades de Purview, es fundamental para la gobernanza de datos y la resiliencia organizacional.

Referencias

[1]Microsoft. (2023). Descripción general de Microsoft Purview eDiscovery. [2]Microsoft. (2023). Flujo de trabajo de eDiscovery (estándar). [3]Microsoft. (2023). Licencia para eDiscovery en Microsoft 365. [4]Microsoft. (2023). Búsqueda de contenido en Microsoft Purview. [5]Microsoft. (2023). eDiscovery (estándar) en Microsoft Purview. [6]Microsoft. (2023). eDiscovery (Premium) en Microsoft Purview.