डेटा जांच के लिए माइक्रोसॉफ्ट परव्यू ईडिस्कवरी का उपयोग करना

05/08/2025

इस तकनीकी और शैक्षिक लेख का उद्देश्य सुरक्षा विश्लेषकों, आईटी प्रशासकों और सिस्टम इंजीनियरों को डेटा जांच को प्रभावी ढंग से और अनुपालनपूर्वक संचालित करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट परव्यू ईडिस्कवरी का उपयोग करने में मार्गदर्शन करना है। मुकदमेबाजी, आंतरिक जांच या नियामक अनुरोधों से संबंधित जानकारी को पहचानने, एकत्र करने, समीक्षा करने और संरक्षित करने की क्षमता महत्वपूर्ण है। माइक्रोसॉफ्ट पुरव्यू ईडिस्कवरी समाधानों का एक सूट प्रदान करता है जो डेटा अखंडता और हिरासत की श्रृंखला सुनिश्चित करते हुए इस जटिल प्रक्रिया को सरल बनाता है [1]।

परिचय

ईडिस्कवरी किसी कानूनी या खोजी अनुरोध के जवाब में इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत जानकारी (ईएसआई) की पहचान करने, एकत्र करने, प्रसंस्करण, समीक्षा करने और उत्पादन करने की प्रक्रिया को संदर्भित करता है। माइक्रोसॉफ्ट परव्यू ईडिस्कवरी एक एकीकृत समाधान है जो संगठनों को प्रारंभिक अनुसंधान से लेकर अंतिम डेटा समीक्षा और निर्यात तक, माइक्रोसॉफ्ट 365 पारिस्थितिकी तंत्र के भीतर संपूर्ण ईडिस्कवरी वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने की अनुमति देता है [2]।

यह व्यावहारिक मार्गदर्शिका विभिन्न ईडिस्कवरी समाधानों की अवधारणाओं को कवर करेगी, जैसे मामले बनाना और प्रबंधित करना, सामग्री खोज करना, डेटा की समीक्षा करना, परिणाम निर्यात करना और अनुमतियाँ कॉन्फ़िगर करना।

माइक्रोसॉफ्ट परव्यू ईडिस्कवरी क्यों महत्वपूर्ण है?

• विनियामक और कानूनी अनुपालन: कानूनी और नियामक आवश्यकताओं के अनुपालन में मदद करता है।
• सटीक डेटा पहचान: आपको कई Microsoft 365 स्रोतों में प्रासंगिक जानकारी खोजने और पहचानने की अनुमति देता है।
• डेटा संरक्षण: डेटा पर कानूनी रोक लगाने की सुविधा प्रदान करता है।
• लागत और समय में कमी: ईडिस्कवरी प्रक्रिया के कई पहलुओं को स्वचालित करता है।

पूर्वावश्यकताएँ

1. Microsoft 365 लाइसेंसिंग: एक सदस्यता जिसमें ईडिस्कवरी सुविधाएँ शामिल हैं (उदाहरण के लिए मानक के लिए Microsoft 365 E3, प्रीमियम के लिए E5) [3]।
2. प्रशासनिक पहुंच: Microsoft Purview अनुपालन पोर्टल में उचित अनुमतियों वाला एक खाता (उदाहरण के लिए eDiscotory एडमिनिस्ट्रेटर)।

चरण दर चरण: माइक्रोसॉफ्ट परव्यू ईडिस्कवरी को कॉन्फ़िगर करना और उसका उपयोग करना

1. ईडिस्कवरी सॉल्यूशंस को समझना

• सामग्री खोज: मेलबॉक्स, SharePoint साइटों, OneDrive और Teams को खोजने के लिए मूल उपकरण। इसमें केस प्रबंधन या कानूनी रोक शामिल नहीं है [4]।
• ईडिस्कवरी (मानक): केस प्रबंधन, कानूनी रोक, परिणाम निर्यात करना और केस सदस्यों को अनुमतियाँ निर्दिष्ट करना जोड़ता है [5]।
• ईडिस्कवरी (प्रीमियम): डेटा प्रोसेसिंग, टेक्स्ट विश्लेषण, डुप्लिकेट डिटेक्शन, थीम विश्लेषण और दस्तावेज़ समीक्षा के साथ सबसे उन्नत समाधान [6]।

2. ईडिस्कवरी अनुमतियाँ निर्दिष्ट करना

1. Microsoft Purview अनुपालन पोर्टल (https://compliance.microsoft.com) में, अनुमतियाँ पर जाएँ।
2. Microsoft Purview Roles के अंतर्गत, भूमिकाएँ पर क्लिक करें।
3. ईडिस्कवरी एडमिनिस्ट्रेटर भूमिका समूह ढूंढें और उन उपयोगकर्ताओं या समूहों को जोड़ें जिन्हें संसाधनों तक पहुंच की आवश्यकता होगी।

3. एक ईडिस्कवरी केस बनाना (मानक)

एक मामला किसी जांच से संबंधित सभी जानकारी के लिए एक तार्किक कंटेनर है।

1. अनुपालन पोर्टल में, ईडिस्कवरी > ईडिस्कवरी (मानक) चुनें।
2. + एक मामला बनाएं पर क्लिक करें।
3. केस को नाम और विवरण दें और सहेजें पर क्लिक करें।

4. कानूनी पकड़ बनाना

कानूनी रोक सामग्री को सुरक्षित रखती है इसलिए इसे हटाया या बदला नहीं जा सकता।

1. अपने ईडिस्कवरी केस में, होल्ड्स चुनें।
2. + प्रतिधारण नीति बनाएं पर क्लिक करें।
3. एक नाम और विवरण दें।
4. स्थान के अंतर्गत, डेटा स्रोत (मेलबॉक्स, साइट, वनड्राइव, टीमें) चुनें और विशिष्ट उपयोगकर्ता/समूह जोड़ें।
5. (वैकल्पिक) सामग्री को बनाए रखने के लिए उसे परिष्कृत करने के लिए शर्तें जोड़ें।
6. समीक्षा करें और यह नीति बनाएं।

5. सामग्री अनुसंधान का संचालन करना

प्रासंगिक जानकारी खोजने के लिए सामग्री खोज उपकरण का उपयोग करें।

1. अपने ईडिस्कवरी केस में, खोजें चुनें।
2. +नई खोज पर क्लिक करें।
3. एक नाम और विवरण दें।
4. स्थान के अंतर्गत, खोजने के लिए डेटा स्रोतों का चयन करें।
5. शर्तों के अंतर्गत, कीवर्ड, दिनांक, प्रेषक/प्राप्तकर्ता, फ़ाइल प्रकार आदि का उपयोग करके अपने खोज मानदंड को परिभाषित करें। आप KQL (कीवर्ड क्वेरी लैंग्वेज) सिंटैक्स का उपयोग कर सकते हैं.
   • केक्यूएल उदाहरण: (प्रोजेक्टएक्स या "गोपनीय जानकारी") और (दिनांक>=2024-01-01 और दिनांक<=2024-12-31) और (से:"[email protected]")
6. सहेजें और चलाएँ पर क्लिक करें।
7. खोज पूरी होने के बाद, आप आँकड़े और खोज परिणाम देख सकते हैं।

6. खोज परिणाम निर्यात करना

खोज करने के बाद, आप परिणामों को समीक्षा के लिए निर्यात कर सकते हैं।

1. अपने मामले के लिए खोज पृष्ठ पर, पूर्ण खोज का चयन करें।
2. क्रियाएँ > परिणाम निर्यात करें पर क्लिक करें।
3. निर्यात विकल्प चुनें (उदाहरण के लिए गैर-खोज योग्य आइटम शामिल करें, पीएसटी फ़ाइल में निर्यात करें, आदि)।
4. निर्यात पर क्लिक करें।
5. परिणाम डाउनलोड करने के लिए, ईडिस्कवरी (स्टैंडर्ड) > एक्सपोर्ट पर जाएं और फ़ाइलें डाउनलोड करने के लिए ईडिस्कवरी एक्सपोर्ट टूल का उपयोग करें।

7. ईडिस्कवरी (प्रीमियम) - अवलोकन

जटिल जांच के लिए, ईडिस्कवरी प्रीमियम ऑफर करता है:

• डेटा प्रोसेसिंग: सामान्यीकरण, डुप्लिकेट को हटाना, थ्रेडेड ईमेल का पता लगाना।
• उन्नत विश्लेषण: पाठ विश्लेषण, विषय का पता लगाना, दस्तावेज़ वर्गीकरण।
• दस्तावेज़ समीक्षा: समीक्षकों के लिए दस्तावेज़ों को चिह्नित करने, व्याख्या करने और वर्गीकृत करने के लिए उपकरण।
• उन्नत निर्यात: अधिक विस्तृत और अनुकूलन योग्य निर्यात विकल्प।

सर्वोत्तम अभ्यास और सुरक्षा युक्तियाँ

• योजना: किसी भी जांच को शुरू करने से पहले, दायरे, डेटा स्रोतों और खोज मानदंडों की सावधानीपूर्वक योजना बनाएं।
• न्यूनतम अनुमतियाँ: केवल ईडिस्कवरी कार्यों के लिए आवश्यक अनुमतियाँ प्रदान करें।
• कानूनी रोक: डेटा संरक्षण सुनिश्चित करने के लिए जितनी जल्दी हो सके कानूनी रोक लागू करें।
• दस्तावेज़ीकरण: हिरासत की श्रृंखला सुनिश्चित करने के लिए ईडिस्कवरी प्रक्रिया के दौरान की गई सभी कार्रवाइयों का विस्तृत रिकॉर्ड रखें।
• प्रशिक्षण: अपनी टीम को ईडिस्कवरी टूल और संगठन नीतियों के सही उपयोग पर प्रशिक्षित करें।
• निगरानी: ईडिस्कवरी-संबंधित गतिविधि के लिए मॉनिटर परव्यू ऑडिट लॉग।

निष्कर्ष

माइक्रोसॉफ्ट परव्यू ईडिस्कवरी किसी भी संगठन के लिए एक शक्तिशाली और आवश्यक उपकरण है जिसे डेटा जांच को प्रभावी ढंग से और अनुपालनपूर्वक प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है। बुनियादी सामग्री खोज से लेकर प्रीमियम के उन्नत विश्लेषण तक अपनी क्षमताओं का लाभ उठाकर, कंपनियां कानूनी और परिचालन जोखिमों को कम करते हुए प्रासंगिक जानकारी को कुशलतापूर्वक पहचान, संरक्षित, समीक्षा और उत्पादन कर सकती हैं। परव्यू क्षमताओं द्वारा समर्थित एक अच्छी तरह से परिभाषित ईडिस्कवरी प्रक्रिया को लागू करना, डेटा प्रशासन और संगठनात्मक लचीलेपन के लिए महत्वपूर्ण है।

सन्दर्भ

[1] माइक्रोसॉफ्ट। (2023)। माइक्रोसॉफ्ट परव्यू ईडिस्कवरी का अवलोकन। [2] माइक्रोसॉफ्ट। (2023)। ईडिस्कवरी वर्कफ़्लो (मानक)। [3] माइक्रोसॉफ्ट। (2023)। माइक्रोसॉफ्ट 365 में ईडिस्कवरी के लिए लाइसेंसिंग। [4] माइक्रोसॉफ्ट। (2023)। माइक्रोसॉफ्ट Purview पर सामग्री खोज। [5] माइक्रोसॉफ्ट। (2023)। माइक्रोसॉफ्ट परव्यू पर ईडिस्कवरी (मानक)। [6] माइक्रोसॉफ्ट। (2023)। माइक्रोसॉफ्ट परव्यू पर ईडिस्कवरी (प्रीमियम)।