Microsoft Purview eDiscovery gebruiken voor gegevensonderzoek

Microsoft Purview eDiscovery gebruiken voor gegevensonderzoek

05/08/2025

Dit technische en educatieve artikel is bedoeld als leidraad voor beveiligingsanalisten, IT-beheerders en systeemingenieurs bij het gebruik van Microsoft Purview eDiscovery om gegevensonderzoek effectief en conform de voorschriften uit te voeren. Het vermogen om informatie die relevant is voor rechtszaken, interne onderzoeken of verzoeken van regelgevende instanties te identificeren, verzamelen, beoordelen en bewaren is van cruciaal belang. Microsoft Purview eDiscovery biedt een reeks oplossingen die dit complexe proces vereenvoudigen en tegelijkertijd de gegevensintegriteit en Chain of Custody garanderen [1].

Introductie

eDiscovery verwijst naar het proces van het identificeren, verzamelen, verwerken, beoordelen en produceren van elektronisch opgeslagen informatie (ESI) als reactie op een juridisch of onderzoeksverzoek. Microsoft Purview eDiscovery is een geïntegreerde oplossing waarmee organisaties de volledige eDiscovery-workflow binnen het Microsoft 365-ecosysteem kunnen beheren, van aanvankelijk onderzoek tot definitieve gegevensbeoordeling en export [2].

Deze praktische gids behandelt de concepten van verschillende eDiscovery-oplossingen, zoals het maken en beheren van cases, het zoeken naar inhoud, het beoordelen van gegevens, het exporteren van resultaten en het configureren van machtigingen.

Waarom is Microsoft Purview eDiscovery cruciaal?

  • Regelgeving en wettelijke naleving: Helpt te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten.
  • Nauwkeurige gegevensidentificatie: Hiermee kunt u relevante informatie in meerdere Microsoft 365-bronnen zoeken en identificeren.
  • Gegevensbehoud: Vergemakkelijkt het plaatsen van wettelijke bewaarplichten op gegevens.
  • Kosten- en tijdsbesparing: automatiseert vele aspecten van het eDiscovery-proces.

Vereisten

  1. Microsoft 365-licentie: een abonnement dat eDiscovery-functies omvat (bijvoorbeeld Microsoft 365 E3 voor Standard, E5 voor Premium) [3].
  2. Beheerderstoegang: een account met de juiste machtigingen in de Microsoft Purview-complianceportal (bijvoorbeeld eDiscovery Administrator).

Stap voor stap: Microsoft Purview eDiscovery configureren en gebruiken

1. Inzicht in eDiscovery-oplossingen

  • Inhoud zoeken: Basishulpmiddel voor het doorzoeken van mailboxen, SharePoint-sites, OneDrive en Teams. Omvat geen casemanagement of juridische bewaarplichten [4].
  • eDiscovery (standaard): voegt casebeheer, juridische bewaarplichten toe, exporteert resultaten en wijst machtigingen toe aan caseleden [5].
  • eDiscovery (Premium): de meest geavanceerde oplossing, met gegevensverwerking, tekstanalyse, duplicaatdetectie, thema-analyse en documentbeoordeling [6].

2. eDiscovery-machtigingen toewijzen

  1. Ga in het nalevingsportal van Microsoft Purview (https://compliance.microsoft.com) naar Permissies.
  2. Klik onder 'Microsoft Purview-rollen' op Rollen.
  3. Zoek de rolgroep 'eDiscovery-beheerder' en voeg de gebruikers of groepen toe die toegang tot de bronnen nodig hebben.

3. Een eDiscovery-case aanmaken (standaard)

Een zaak is een logische container voor alle informatie met betrekking tot een onderzoek.

  1. Selecteer in het nalevingsportal eDiscovery > eDiscovery (standaard).
  2. Klik op + Een case aanmaken.
  3. Geef de case een Naam en Beschrijving en klik op Opslaan.

4. Een juridische bewaarplicht creëren

Met een wettelijke bewaarplicht blijft de inhoud behouden, zodat deze niet kan worden verwijderd of gewijzigd.

  1. Selecteer in uw eDiscovery-aanvraag Bewaard.
  2. Klik op + Bewaarbeleid maken.
  3. Geef een Naam en Beschrijving op.
  4. Selecteer onder Locaties gegevensbronnen (mailboxen, sites, OneDrive, Teams) en voeg specifieke gebruikers/groepen toe.
  5. (Optioneel) Voeg Voorwaarden toe om de te behouden inhoud te verfijnen.
  6. Controleer en Maak dit beleid.

5. Inhoudelijk onderzoek uitvoeren

Gebruik de inhoudzoekfunctie om relevante informatie te vinden.

  1. Selecteer in uw eDiscovery-aanvraag Zoekopdrachten.
  2. Klik op + Nieuwe zoekopdracht.
  3. Geef een Naam en Beschrijving op.
  4. Selecteer onder Locaties de gegevensbronnen waarin u wilt zoeken.
  5. Definieer onder Voorwaarden uw zoekcriteria met behulp van trefwoorden, datums, afzenders/ontvangers, bestandstypen, enz. U kunt de KQL-syntaxis (Keyword Query Language) gebruiken.
    • KQL-voorbeeld: (ProjectX OF "vertrouwelijke informatie") AND (datum>=2024-01-01 AND datum<=2024-12-31) AND (van:"[email protected]")
  6. Klik op Opslaan en uitvoeren.
  7. Nadat de zoekopdracht is voltooid, kunt u de statistieken en zoekresultaten bekijken.

6. Zoekresultaten exporteren

Na het zoeken kunt u de resultaten exporteren ter beoordeling.

  1. Selecteer op de pagina Zoekopdrachten voor uw aanvraag de voltooide zoekopdracht.
  2. Klik op Acties > Resultaten exporteren.
  3. Kies exportopties (bijvoorbeeld niet-doorzoekbare items opnemen, exporteren naar een PST-bestand, enz.).
  4. Klik op Exporteren.
  5. Om de resultaten te downloaden, gaat u naar eDiscovery (standaard) > Exporteren en gebruikt u de eDiscovery Export Tool om de bestanden te downloaden.

7. eDiscovery (Premium) - Overzicht

Voor complexe onderzoeken biedt eDiscovery Premium:

  • Gegevensverwerking: Normalisatie, verwijdering van duplicaten, detectie van gekoppelde e-mails.
  • Geavanceerde analyse: tekstanalyse, themadetectie, documentcategorisatie.
  • Documentbeoordeling: Hulpmiddelen waarmee revisoren documenten kunnen markeren, annoteren en classificeren.
  • Geavanceerde export: gedetailleerdere en aanpasbare exportopties.

Best practices en beveiligingstips

  • Planning: Voordat u met enig onderzoek begint, moet u zorgvuldig de reikwijdte, gegevensbronnen en zoekcriteria plannen.
  • Minimale machtigingen: Verleen alleen de machtigingen die vereist zijn voor eDiscovery-functies.
  • Juridische bewaarplichten: Pas zo vroeg mogelijk wettelijke bewaarplichten toe om het behoud van gegevens te garanderen.
  • Documentatie: Houd een gedetailleerd overzicht bij van alle acties die zijn ondernomen tijdens het eDiscovery-proces om de bewakingsketen te garanderen.
  • Training: Train uw team in het juiste gebruik van eDiscovery-tools en organisatiebeleid.
  • Monitoring: controleer Purview-auditlogboeken voor eDiscovery-gerelateerde activiteiten.

Conclusie

Microsoft Purview eDiscovery is een krachtig en essentieel hulpmiddel voor elke organisatie die gegevensonderzoek effectief en conform de regels moet beheren. Door gebruik te maken van de mogelijkheden, van het zoeken naar basisinhoud tot de geavanceerde analyses van Premium, kunnen bedrijven op efficiënte wijze relevante informatie identificeren, bewaren, beoordelen en produceren, waardoor de juridische en operationele risico's worden verminderd. Het implementeren van een goed gedefinieerd eDiscovery-proces, ondersteund door Purview-mogelijkheden, is van cruciaal belang voor databeheer en organisatorische veerkracht.

Referenties

[1]Microsoft. (2023). Overzicht van Microsoft Purview eDiscovery. [2]Microsoft. (2023). eDiscovery-workflow (standaard). [3]Microsoft. (2023). Licenties voor eDiscovery in Microsoft 365. [4]Microsoft. (2023). Inhoud zoeken op Microsoft Purview. [5]Microsoft. (2023). eDiscovery (standaard) op Microsoft Purview. [6]Microsoft. (2023). eDiscovery (Premium) op Microsoft Purview.